Gebruik Power BI data in Excel

Met Power BI kun je dingen doen die in Excel niet kunnen. Maar dat betekent niet dat Excel is uitgerangeerd. Zowel Excel als Power BI bieden unieke functionaliteiten, beide hebben hun eigen kracht. De combinatie van beide applicaties maakt de mogelijkheden nog krachtiger.

Data uit Excel importeren in Power BI is niet moeilijk. Maar heb je het al eens andersom geprobeerd? Dus data uit Power BI in Excel importeren? In dit artikel laten we je zien hoe je dat doet.

Exporteren naar Excel

De eerste en snelste manier is de export naar Excel vanuit een grafiek of tabel in je Power BI dashboard. Klik op de knop […] in de rechter bovenhoek en kies voor ‘Gegevens exporteren’.

Je krijgt de vraag of je de samengevatte of de onderliggende gegevens naar Excel wilt exporteren. Met de samengevatte gegevens krijg je de geaggregeerde data uit de visual, geëxporteerd naar een Excel-tabel. Met de onderliggende gegevens krijg je alle afzonderlijke dataregels waaruit de visual is opgebouwd.

Voor een snelle ad-hoc analyse in Excel is dit een handige export-optie. Maar als je regelmatig dezelfde analyses in Excel wilt doen, dan zijn er betere mogelijkheden. 

Koppelen met Power BI dataset

In plaats van telkens een handmatige export naar Excel te doen, is het beter om vanuit een Excel een directe verbinding te leggen met de dataset (de tabellen) in Power BI. Dat maakt het mogelijk om de gegevens in Excel te vernieuwen, zodat alles wat je in Excel aan extra’s hebt toegevoegd gewoon bewaard blijft. 

Er zijn twee manier om de koppeling te leggen. De eerste is vanuit Power BI. In de Power BI Service kun je op de dataset klikken en kiezen voor ‘Analyseren in Excel’. Er wordt een Excelbestand gedownload, met daarin een directe koppeling naar de Power BI dataset.

De tweede manier is vanuit Excel. Ga in Excel naar de tab Gegevens en kies daar Gegevens ophalen > Vanuit Power BI. 

Vervolgens kies je de Power BI dataset waarmee je de koppeling wilt maken. 

Met beide manieren ben je nu op hetzelfde punt uitgekomen, je hebt een gekoppelde Power BI dataset in Excel.

Data analyseren in Excel

Nu kun je de mogelijkheden van Excel gebruiken voor verdere analyse. Voor het visualiseren van data is Power BI beter geschikt, maar wil je aan de slag met de onderliggende dataregels dan biedt Excel daarvoor prima functionaliteiten. De gekoppelde dataset kun je bijvoorbeeld weergeven als draaitabel of draaigrafiek, of je voegt extra berekeningen toe in Excel. 

Belangrijk nog om te weten dat je als waarde in de draaitabel alleen een measure (meting) kunt gebruiken en niet een gewone kolom. Een extra reden om berekeningen in Power BI altijd als measure aan te maken.

Het voordeel van een gekoppelde dataset is dat je de gegevens eenvoudig opnieuw kunt ophalen uit Power BI met de knop ‘Vernieuwen’. Zo kun je eenmalig een Excelmodel maken en deze eenvoudig actualiseren.

Datakwaliteit

Door gebruik te maken van een Power BI dataset in je Excel overzichten, verhoog je de kwaliteit van je rapportages. In plaats van in elk rapport opnieuw de gegevens in te lezen, worden de gegevens op verschillende plaatsen hergebruikt. Zo zorg je voor één centrale versie van de waarheid en voorkom je discussies door rondslingerende Excel bestanden.

In de Power BI Service kun je een dataset certificeren, waarmee je aan je collega-gebruikers laat weten dat dit een gecontroleerde dataset is die ze kunnen gebruiken in hun eigen rapportages. Laat de techneuten maar zorgen voor de juiste dataset, dan kunnen de eindgebruikers hier zelf hun rapportages mee maken. Zowel in Power BI als ook in Excel.

Meer weten?

Met Power BI maak je in korte tijd fraaie dashboards en rapportages. Vanuit Davista helpen we je daar graag mee op weg. Voor diverse softwarepakketten bieden we connectors aan, zodat je jouw data in Power BI kunt gebruiken. Voor een snelle start kun je aan de slag met een standaard dashboard of met één van de templates. Natuurlijk kunnen we je ook helpen met een dashboard op maat, of we geven je een training zodat je zelf jouw dashboards kunt maken.

Nodig ons gerust uit voor een vrijblijvende kennismaking, zodat we de meerwaarde voor jouw onderneming kunnen laten zien.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *