Kpi’s
In vorige blogs hebben we gezien hoe belangrijk het is om de juiste kpi te kiezen bij een bepaald proces, zodat de verantwoordelijke collega daardoor wordt aangesproken. En daarnaast het belang van actiegerichte informatie, zodat er daadwerkelijk actie ondernomen kan worden. In deze blog iets over het tonen van informatie en de invloed van ons brein, en een doordachte manier van implementeren van kpi’s.
Visualiseren
Ons brein gebruikt twee hersensystemen voor het analyseren van informatie. Systeem 1 is intuïtief, snel, vluchtig, te manipuleren en snel vol. Systeem 2 is consistent, bedachtzaam, lui en heeft een grote opslagcapaciteit. Als we bij het ontwerp van dashboards en rapportages uitgaan van de sterktes en zwaktes van deze systemen, kunnen we veel winst halen. De essentie is dat informatie zo eenvoudig mogelijk getoond moet worden, zodat het optimaal verwerkt kan worden:
- slim gebruik maken van kleur, vorm en positionering
- clusteren van informatie tot informatiechunks (wie kent DINGFLOFBIPS nog?)
- weglaten van rasters, goede schaalverdeling, geen 3D-grafieken etc.
Tel in onderstaande rijen gegevens zo snel mogelijk alle 4-en.
Hoeveel tijd kostte dit? Een paar keer alle rijen langs geweest? Het zijn er 17. Waarschijnlijk had je dit goed, maar je moest er wel wat voor doen. Dit was dus een analyse met systeem 2.
Nu nog een keer:
Dit gaat makkelijker, doordat het snellere systeem 1 het kan uitvoeren. De kostbare tijd en de benodigde energie voor systeem 2 hoeft er niet aan te pas te komen. Het is maar een klein voorbeeldje van de impact van (in dit geval) een kleur op het verwerken van informatie. Hetzelfde geldt dus voor het clusteren van informatie: de hoeveelheid die ons brein aan kan neemt enorm toe als je de gegevens in een logische samenhang presenteert, bijvoorbeeld per afdeling, per kostensoort of per omzetcategorie.
Victor Mids heeft in de finale-uitzending van Het beste brein van Nederland een leuk voorbeeld van de twee hersensystemen (vanaf 15:10).
Een goed ontwerp van een rapportage is dus van belang, zodat we ons brein niet op het verkeerde spoor zetten.
Doordacht implementeren
Medewerkers betrekken bij de totstandkoming van kpi’s is essentieel. Kpi’s en dashboards zijn middelen om het gesprek op gang brengen over de prestaties van een organisatie. Gesprekken tussen managers, tussen een leidinggevende met zijn team, één-op-één gesprekken tussen leidinggevende en medewerker. Laat het dashboard aansluiten bij het soort gesprek. Een dagelijkse ‘stand-up’ in een scrum team heeft andere informatie nodig dan een kwartaalrapportage van een woningcorporatie.
Implementeren kan grofweg op drie manieren:
- Top-down: de strategie en doelen zijn helder. Dashboards sluiten daarbij aan.
- Bottom-up: wat doen we in de dagelijkse operatie? Dashboards sluiten daarbij aan.
- Cherry-picking: welke rapportages zijn er beschikbaar? Wat wordt er wel en niet gebruikt?
Het gaat er vooral om dat de implementatie praktisch en herkenbaar gehouden wordt, en niet ‘het feestje van de boekhouder’ wordt. Natuurlijk is een kartrekker noodzakelijk, maar ieders rol in de organisatie is uiteindelijk van belang.
Door kpi’s slimmer ondernemen? Zeker, mits goed uitgevoerd. We helpen u graag op weg.